Tradetool ja raportoinnin kehityskulku – manuaalityöstä moderniksi toiminnanohjausjärjestelmäksi
Tradehit on myymäläympäristön erikoisosaaja, jonka kenttäorganisaatio on tehnyt menekinedistämistä ja myyntiä kaupoissa ympäri Suomen jo vuosikymmenien ajan. Vaikka käytännöt ovat vuosien saatossa hioutuneet, on yritykselle alusta asti ensisijaista ollut avoin ja läpinäkymä liiketoimintamalli, jossa tehdyt toimenpiteet ja tulokset raportoidaan toimeksiantajille tarkasti ja säännöllisesti.
Tradehitin toimitusjohtaja Jouni Raitanen kertoo seuraavaksi yrityksen raportointimenetelmien evoluutiosta 1990-luvun lopulta tähän päivään, jolloin käytössä on reaaliaikainen ja pitkälle kehitetty raportointi- ja toiminnanohjausjärjestelmä Tradetool.
Raportoinnin digiloikka kirjepostista sähköisiin kanaviin
Alussa raportointivälineinä toimivat kaikessa yksinkertaisuudessaan kynä ja paperi sekä myymälöistä taltioidut polaroid-kuvat. Näistä asiakkaille koostettiin skannerin avulla asiakasraportit, jotka toimitettiin kirjepostissa laskujen liitteinä. Manuaalinen raportointi vei aikaa ja tavoitti asiakkaat viiveellä.
Internetin käytön yleistyessä 2000-luvun alussa tilaisuuteen tartuttiin heti myös Tradehitissa. Raportointityötä varten luotiin web-lomake, josta toimeksiantaja näki nopealla silmäyksellä toimipaikan, työntekijän, suoritetut tehtävät ja työajan sekä yleiset huomiot käynnistä. Koska tietokoneet eivät olleet vielä tuolloin vakiintuneita kotikäyttöön, kävivät monet Tradehitin työntekijät täyttämässä lomakkeen työpäivän päätteeksi paikallisessa kirjastossa. Asiakkaille edistysaskel oli kuitenkin näkyvä, sillä koonnit oli helpompaa välittää ja vastaanottaa sähköisillä linkeillä.
Ensimmäinen oma toiminnanohjausjärjestelmä syntyy
Tradehitissa nähtiin heti digitaalisuuden ja teknologian kehityksen mahdollisuudet, mikä johti yhteistyöhön tutun koodaamisen asiantuntijan kanssa. Kehitystyön tuloksena syntyi Tradetool vuonna 2003.
Samaan aikaan mobiilipuhelimet alkoivat yleistyä, ja Tradetoolin jalostuneet raportointimenetelmät otettiin käyttöön kenttätyössä puhelinten välityksellä. Raamit ja parametrit alkoivat muotoutua, mutta tiedonkulku asiakkaalle ei ollut vielä reaaliaikaista.
Vuodesta 2006 muodostui tärkeä vedenjakaja oman ohjelmistoteknologian kehittämisessä: Tradehitiin palkattiin talon oma sisäinen ohjelmistokehittäjä, jolle allokoitiin vuosittainen kehitysbudjetti. Tämän jälkeen Tradetoolin kehitys on jatkunut keskeytyksettä.
Nykyinen selainpohjainen sovellus – Tradetool 3.0 – onkin jo pitkälle hioutunut kokonaisuus. Se avautuu kenttätyöntekijöille tarjottavista tableteista helposti omasta ikonistaan, ja on suunniteltu niin helppokäyttöiseksi, ettei käyttäjän tarvitse aprikoida teknisiä yksityiskohtia. Tämä virtaviivaistaa ja tehostaa raportointia, ja tekee siitä luontevan osan palvelun toimittamista.
Tämän päivän Tradetool – ketterä aivokeskus kenttätyön ohjaamiseen ja raportointiin
Nykyhetken Tradetool mahdollistaa toimeksiantajille läpinäkyvän havaintodatan, suoritekustannusdatan ja kaksisuuntaisen viestinnän sekä arkiston. Työkalu on osa kaikkia Tradehitin palvelusopimuksia, joten kaikki data on asiakkaan hyödynnettävissä ilman erillistä maksua.
Ensinnäkin Tradetool on asiakkaalle aukoton todiste Tradehitin tarjoaman laatulupauksen toteutumisesta. Sen avulla tilaajalla on aina näkyvyys kentälle sekä tarkat tiedot käynneistä: kuka kävi, milloin käynti tapahtui, mitä toimenpiteitä tehtiin ja miltä palvelun tulos näytti kuvissa.
Myös kustannukset ovat selkeitä ja Tradetoolissa läpinäkyvästi esillä. Tilatun palvelun seuranta ja laskutus tapahtuu Tradehitilla täsmällisesti toteutuneen mukaan, ja Tradetoolin avulla tilaajalla on aina ajantasainen tilannekuva palvelusuoritteista sekä käytetystä budjetista. Näin kustannuksista ei koidu yllätyksiä asiakkaalle.
Tradetoolin mahdollistama viestintä sujuvoittaa myös yhteydenpitoa, sillä viestit kulkevat suodattamattomina ja reaaliajassa asiakkaalta kentälle ja päinvastoin. Toimeksiantaja voi viestiä Tradetoolin kautta suoraan tiimille, työntekijälle tai tietyn toimipaikan palveluhenkilöstölle. Vastaavasti Tradehitin myyjä-menekinedistäjä voi välittää tilaajalle tai menekinedistäjäkollegoille kysymyksiä tai kaupoilta saatuja palautteita. Hyvä ja nopea tiedonkulku takaa näin myymälöille saumattoman palvelukokemuksen.
Tradetool integroituu tilaajan järjestelmiin – mahdollistaa datajohtamisen
Monet yritykset haluavat hyödyntää Tradehitin tarjoamaa dataa omissa järjestelmissään. Tämä on tehty mahdolliseksi rakentamalla Tradetooliin rajapintoja, joilla tieto voidaan siirtää manuaalisesti tai automatisoidusti asiakkaan omiin järjestelmiin tulevia analyyseja, vertailuja ja päätöksentekoa varten.
”Monet asiakkaamme siirtävät kaikki Tradetooliin tallennetut kuvat, suoritteet, tilastot ja kustannukset heidän omiin taustajärjestelmiinsä, ja tiedot virtaavat automatisoidusti suoraan asiakkaan päätöstentekijöiden käyttöön. Tämä helpottaa tiedolla johtamista. Tilaaja voi seurata näin myyntien kehitystä sekä verrata meiltä saatua yksityiskohtaista kustannusdataa toimitusdataan. Panos-tuotos-analyysien perusteella palvelubudjettia voidaan allokoida tehokkaimmalla mahdollisella tavalla ja optimoida tarjoamamme palvelukokonaisuuden tuloksellisuus.”
Jouni Raitanen, CEO, Tradehit
Hiilijalanjäljen seuranta tilaajan vastuullisuusraportoinnin tueksi
Myynnin ja menekinedistämisen palveluiden ostaminen maanlaajuisen tiheän palveluverkoston omaavalta toimijalta on jo sellaisenaan ympäristöteko sen vähentäessä merkittävästi matkustamisesta johtuvaa kuormitusta.
Moni yritys kaipaa myös tänä päivänä tietoa toiminnan ympäristövaikutuksista oman vastuullisuusraportointinsa tueksi. Tämä onkin huomioitu Tradetoolissa, josta tilaaja voi nähdä Tradehitin palveluverkoston tuottamat matkat. Tämä mahdollistaa asiakkaille ostopalvelun hiilijalanjäljen laskennan ja edelleen raportoinnin omille sidosryhmille.
Kehitystyö jatkuu – keskiössä asiakkaiden tarpeet
Raitanen kertoo palautteen Tradetoolista olevan erittäin positiivista, ja järjestelmää onkin kehuttu asiakkaiden toimesta useita kertoja toimialan parhaaksi. Kynän ja paperin ajoista on tultu huomattavan pitkälle, ja ohjelmiston kehitystyö jatkuu myös tulevaisuudessa.
”Tradetool sisältää jo erittäin paljon ominaisuuksia ja dataa. Joitakin uusia ominaisuuksia on silti kehitteillä. Tavoitteemme ei ole kuitenkaan rakentaa työkaluun mitään tarpeetonta, vaan tärkeimpänä ajurina uudistuksissa ovat sisäiset ja ulkoiset palautteet.”
Jouni Raitanen, CEO, Tradehit
Kiinnostuitko palveluistamme?
Ota meihin yhteyttä! Täältä löydät yhteystiedot, tai voit käyttää alla olevaa lomaketta.